Mi a különbség egy sziget-rendszerű számlázó és az ERP között?
Egy sziget-rendszerű számlázó szoftver önmagában működik: a tételeket, partneradatokat, árakat kézzel kell felvinni vagy importálni, és a számla kiállítása nem mozgatja a raktárkészletet, sem a könyvelést. Ezzel szemben az ERP-ben a számla egy értékesítési tranzakciós utolsó eleme, amelyet közvetlenül az árajánlatból, vevői megrendelésből vagy szállítólevélből is létre lehet hozni.
Hogyan működik az integrált számlázás a gyakorlatban?
Amikor a raktáros kiadja a szállítólevelet vagy az értékesítő lezárja a rendelést, az ERP-rendszer egyetlen gombnyomással generálja is a számlát. Ezzel egy időben automatikusan lekönyveli a bevételt, az áfát és a vevőkövetelést a főkönyvbe, beküldi az adatokat a NAV Online Számla rendszerébe, és csökkenti a fizikai raktárkészletet.
Mire érdemes figyelni?
A törzsadatok és árképzési szabályok precíz felépítése az egyik kulcstényező. A partnerenkénti fizetési feltételek, az egyedi kedvezmények, a devizanemek és az adókulcsok pontos beállítása biztosítja, hogy a számla automatikusan, emberi beavatkozás és elütések nélkül készüljön el.
Gyakorlati példa
Egy műszaki kereskedőnél 3 adminisztrátor naponta 150 számlát gépelt be kézzel egy különálló számlázóprogramba a raktári papírok alapján. A gyakori elütések, az elfelejtett kedvezmények és a könyvelési eltérések heti 10-15 óra felesleges javítást vett igénybe. Az SAP Business One bevezetésével a szállítólevelekből automatikusan képződnek a számlák, a hibaszázalék nullára esett, a számlázási adminisztráció pedig napi 20 percre csökkent.
Tipikus problémák az önálló számlázóprogramokkal
Többszörös kézi adatrögzítés és elütések
A megrendelés tételeit az értékesítő felveszi, a raktáros felírja, az adminisztrátor pedig újra begépeli a számlázóprogramba, ami rengeteg elütést és reklamációt von maga után.
Átláthatatlan kintlévőségek és késedelmek
A számlázóprogram nem kommunikál a bankkal; a cégvezetés nem látja valós időben, hogy ki fizetett és ki tartozik lejárt határidővel.
Nincs valós készletkapcsolat
A különálló számlázóprogram nem látja át a raktár valós helyzetét; olyan terméket is ki lehet számlázni, ami fizikailag nincs készleten vagy már másnak már el lett adva.
Számlázatlan vagy duplán számlázott szállítólevelek
Papíralapon követhetetlen, hogy melyik kiszállított raklaphoz készült már számla, így tételek maradnak kiszámlázatlanul, vagy kétszer számlázzák ki őket.
Eltérő árak és elfelejtett kedvezmények
A kézi számlakészítés közben a kollégák elfelejtik a partnerre szabott egyedi kedvezményeket vagy ársávokat, ami vevői felháborodást vagy árrésveszteséget von maga után.
Hiányzó projektszintű és költséghelyi kontrolling
A kiállított számlák nem kapcsolódnak automatikusan a vevői projektekhez vagy késztermékhez, így nem mérhető az üzletágak valódi nyeresége.
Nehézkes és késedelmes könyvelési feladás
A számlák adatait hó végén Excelbe, vagy különböző fájlokban exportálják a könyvelőnek; a hibás kontírozások és az adateltérések miatt hetekkel meghosszabbodik zárás.
Tranzakciók idegen pénznemekben
Deviza alapú számlázásnál a napi árfolyamokat kézzel kell állítgatni, az árfolyam-különbözeteket pedig nem kezeli le automatikusan a rendszer.
Miben nyújt segítséget az SAP Business One integrált számlázása?
- Egy kattintásos számlázás szállítólevélből vagy rendelésből: Nincs felesleges kézi gépelés: a számla rögtön elkészül a korábbi bizonylatokból, pontos tételekkel és árakkal ellátva.
- Azonnali főkönyvi könyvelés (Vevő, ÁFA, Árbevétel): A számla kiállításának pillanatában a rendszer automatikusan megcsinálja a főkönyvi naplóbejegyzést, nullára csökkentve a könyvelési terheket.
- Teljes körű készlet- és raktárintegráció: A számla azonnal ellenőrzi az árukészletet, kezeli a sarzs- és sorozatszámokat, és a szállítási logikának megfelelően könyveli a készletérték csökkenést.
- Beépített, automatikus NAV Online Számla kapcsolat: A kiállított számlák másodperceken belül, közvetlenül és hiánytalanul bekerülnek a NAV rendszerébe, zöld státusszal igazolva a jelentést.
- Dinamikus árazási és kedvezményrendszer: A rendszer önműködően alkalmazza az egyedi partnerárakat, volumenkedvezményeket és időszaki akciókat, kizárva az értékesítési hibákat.
- Valós idejű kintlévőség- és cash flow követés: A banki kivonatok feldolgozásával a cégvezetés rögtön látja a nyitott vevői tartozásokat, a késedelmes fizetőknek felszólítóleveleket generálhat.
- Többdevizás és több telephelyes működés: Automatikus napi MNB vagy EKB árfolyamletöltés, árfolyam-különbözet kezelés, valamint export-import számlák kezelése bármilyen pénznemben.
